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论人事档案管理“新四化” 1

笔者近日在《江苏机关党建网》上偶阅到一篇名为《射阳县干部人事档案管理工作实现“四化”》的文章，文章开头写道：近年来，射阳县委组织部按照档案工作科学化、制度化、规范化和现代化的建设目标要求，建立健全干部人事档案管理工作的各项制度，完善和配套相关设施，干部人事档案管理的基础工作实现“四化”。（主要指：收集归档程序化、鉴别整理规范化、设施建设标准化、管理工作制度化）作为一名档案管理工作者，深入阅读之后，别有一番感触。结合自身的工作，作进一步深化理解，提出新“四化”的观点。

一、人员素质业务化

人事档案是专门档案的一种，其记录和反映了人员经历和德才表现等情况，具有现实性、真实性、动态性、机密性、认可性等特点。人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。随着时代社会的发展变化，科技手段的日益创新，人事档案的管理方式发生了巨大变化。由此对于档案管理人员的素质也提出更高的要求，合格的档案管理人员应该是既懂档案专业知识的又会运用现代化方式管理的复合型人才，而不再是以往那种只管整理、查询的档案人。因此，在实际工作中，人事档案管理部门应充分认识到自身职能的重要性，不断加强人事档案管理人员队伍建设，提高其业务素质。具体建议：（1）由组织部门牵头，每年对在职档案管理人员进行2-3次的业务知识培训，让其掌握新的知识和先进的管理技术；（2）根据需要，结合《干部档案工作条例》第38条规定，选择政治可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作，以充实档案管理人员队伍；（3）参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

二、制度执行规范化

实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。笔者所在的射阳县人力资源和社会保障局——射阳县人才档案馆，现有《干部档案整理工作细则》、《干部档案材料分类细则》、《干部档 案工作条例》、《干部人事档案八项制度》等各项档案管理工作制度。其中《干部人事档案八项制度》对干部人事档案的查借阅、收集补充、鉴别归档、转递、核对检查、保管保密等方面进行了详细而明确的规定。作为一名档案管理工作者，应严格按照档案管理人员职责规定，履行自身的工作使命，规范制度的执行。同时，应定期检查下辖单位对档案制度的落实执行情况，督促其及时将归档文件报送。对所上交的材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，做到反映事实的客观真实，最终保证人事档案工作的制度化、规范化运行。

三、设施建设信息化

随着经济条件的快速发展，社会已进入信息化时代，人事档案管理部门除应按《干部档案工作条例》第二十七条所规定，建设好基础的档案室设施外，还应顺应时代的发展要求，提高人事档案管理的现代化水平，引进一些现代先进的科学技术设备。以此提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。如，微机、缩微照相等支持存贮技术；原子能处理、空调器、吸尘器等提升防护功能；复印机、扫描仪等方便图像采集；自动打眼机等方便档案装订。同时，针对应各地普遍存在的因人员流动频繁而出现的“死档”、“弃档”现象，应加快档案管理信息化、网络化建设的步伐。档案管理部门应与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论，引用新型人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，通过检索系统和利用系统，实现联网下档案信息资源的共享、收集、反馈和跟踪。如此将会极大可能地提高档案资源的利用率和保密安全性，实现高效率档案管理的时代性变革。

四、服务理念人性化

档案管理的人性化服务是构建社会主义和谐社会对各行业的要求，也是公共档案馆发展的方向和必然趋势。然而，长期以来，我国各类档案馆片面强调设备的更新和技术的进步等这些“硬件”，而忽视了利用者这一“软件”的提高。据报载，四川省成都市人才交流中心曾发生过因档案“失踪”引发的天价索赔案。同样一位在曾在湖北国有企业工作的张先生，因自身发展的需要来北京读研究生，毕业后分配到北京一家事业单位。然而当事业单位调阅他的人事档案时却发现，档案中没有任何材料能证明张先生曾在那家国企工作过，当年大学毕业时的派遣证、转正表、工资表、干部履历表都没有，人事科让张先生设法去找材料原件，可当年的同事退休的退休，辞职的辞职，要找到原始材料，对张先生来说何其难也。张先生只好独自承受因人事档案缺失而带来的工资定级、职务升迁的影响。诸多现象的发生，暴露出档案管理部门人性化服务理念的缺失，再次暴露出服务对象对档案利用与网络化的需求。如何在这个全新的信息环境中体现“以人为本”的服务理念，真正做到以利用者为中心，满足社会各界利用者的需求，使档案馆服务更加人性化，吸引更多的利用者走进档案馆已成为当前档案馆界关注的问题之一。在“人性化”服务方面，射阳县人才档案馆积极强化责任意识，提高服务质量。档案馆在全面落实社会服务承诺制的基础上，调整和改进服务方式，坚决做到了“一换位二做起三不让”。“一换位”：和广大服务对象换位思考；“二做起”：从群众最需要的方面做起，从群众最不满意的地方改起；“三不让”：不让工作在我手里延误，不让差错在我手里发生，不让形象在我这里受损。此举实行之后，引起社会的强烈反响，受到了广大群众的好评。

总之，顺应时展潮流，创新档案管理程序，实现档案管理现代化，是时展的必然趋势。每一位档案管理工作者都应增强使命感、紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，力争将档案管理水平提升到一个全新的水平。

参考文献

[1]孙鹏；人事档案如何更好地发挥作用[J]；中国科技信息；2005（06）.

[2]范朝晖；谈人事档案规范管理必要性[J]；山西档案；2009年S2期。

作者简介：江慧，女，1978年6月出生，中共党员，人力资源管理经济师。2006——2012年先后被射阳县人民政府、射阳县人社局表彰为“人才工作先进个人”、“人社工作先进个人”、“优秀共产党员”、“人力资源和社会保障工作先进个人”。

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